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1 agent polyvalent aux Affaires Civiles et au Funéraire (H/F)
Statut :
Adjoints administratifs (filière : administrative, catégorie : C)
Hierarchie :
L’agent sera placé sous l’autorité du Responsable des Affaires Funéraires.
Missions :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Participer aux missions du Service des Affaires Civiles (Etat Civil, Affaires militaires, Elections, Délivrance de différents certificats et attestations, passeports et cartes d’identité, gestion des mariages et des PACS),
• Suivre les activités du service,
• Assurer la gestion administrative des Cimetières,
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des entreprises de pompes funèbres et de marbrerie,
• Contrôler l’application de la législation funéraire et du règlement et en référer en cas de dysfonctionnement à la hiérarchie,
• Suivre les projets et activités du service,
• Faire l’interface avec le SIFUREP.
Les activités Principales :
• Accueil et renseignement du public (polyvalence dans le service),
• Conclusions des PACS,
• Relevage, frappe et envoi du courrier,
• Enregistrement et suivi des attestations d’accueil, légalisation de signatures, prises en charge…,
• Gestion et suivi des dossiers de passeports et des cartes nationales d’identité,
• Enregistrement des dossiers de recensement militaire,
• Réception des demandes d’inscription sur listes électorales,
• Participation à l’organisation des élections politiques,
• Changement de nom, de Prénom,
• Réception des appels téléphoniques,
• Relations avec les cimetières (transmission et suivi des ordres de service),
• Relations avec les entreprises de pompes funèbres et de marbrerie, le Commissariat, la Préfecture,
• Réception, enregistrement et suivi des dossiers concernant les inhumations, exhumations, travaux.,
• Suivi de la comptabilité des cimetières (relations avec la Direction Financière, le Trésor Public, les entreprises de pompes funèbres et les marbriers),
• Suivi de la gestion des concessions (achats, renouvellements, procédure de reprise des concessions temporaires et perpétuelles),
• Préparation des arrêtés et décisions dans les procédures de renouvellement, d’inhumation et d’exhumation,
• Etablissement des actes de décès et transcriptions décès,
• Rédaction des courriers liées aux diverses demandes, condoléances.
Compétences :
• Notions d’organisation et de gestion du temps,
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier (Mélodie, Requiem, Elise, Webdelib, Alto, Adagio…),
• Techniques de secrétariat (rédaction de courriers),
• Techniques d’écoute et de reformulation,
• Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d’état civil, des CNI et passeports,
• Connaissance de l’organisation et des activités des services de la collectivité,
• Connaissance des sources d’information nécessaires à l’activité du service,
• Maîtrise de la prise de notes et de la rédaction administrative,
• Connaissances de base en comptabilité publique,
• Appréciation des demandes au regard de différents documents,
• Connaissance en législation funéraire,
• Connaissance des circuits relationnels avec les services de l’Etat correspondant,
• Assurer l’accueil physique du public et des entreprises,
• Prendre des notes,
• Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition, notamment les logiciels métier de la gamme ARPEGE,
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités,
• Respecter les délais de transmission des documents,
• Evaluer les situations et choisir les moyens matériels les plus appropriés à l’accomplissement de sa mission,
• S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs,
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du service et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur,
• Travailler en équipe avec les autres agents du service des Affaires Civiles/Cimetières et avec les autres services,
• Rendre compte à la hiérarchie.
Profil :
• Diplôme ou niveau requis : niveau Bac avec une bonne connaissance des outils bureautiques et/ou expérience similaire,
• Réserve, politesse et courtoisie,
• Capacité d’analyse et de synthèse,
• Respect du secret professionnel,
• Capacité d’écoute,
• Autonomie et organisation,
• Rigueur,
• Dynamisme et adaptabilité.
Renseignement complémentaires :
• Horaires variables sur 37 h 40 par semaine, à raison de 7 h 32 par jour, 1h de pause déjeuner. Les horaires peuvent varier en fonction de l’activité du service. Participation aux journées élections possibles hors jours ouvrés,
• La rémunération : Statutaire + RIFSEEP,
• Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC) et à des activités sportives,
• Participation de l’employeur à la complémentaire santé,
• Remboursement partiel des forfaits de transport (domicile-travail).
Les personnes intéressées sont priées d'adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr
Date limite de dépôt des candidatures : 16/06/25