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Agent polyvalent aux Affaires Civiles et au Funéraire (H/F)

Statut :

Adjoints administratifs (filière : administrative, catégorie : C)

Hierarchie :

L’agent sera placé sous l’autorité du Responsable des Affaires Funéraires.

Missions :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Participer aux missions du Service des Affaires Civiles (Etat Civil, Affaires militaires, Elections, Délivrance de différents certificats et attestations, passeports et cartes d’identité, gestion des mariages et des PACS),
• Suivre les activités du service,
• Assurer la gestion administrative des Cimetières,
• Faire l’interface avec les prestataires extérieurs (SIFUREP, sociétés de pompes funèbres, SICCV),
• Veiller, en lien avec la Direction du Patrimoine, à la parfaite tenue du cimetière (maintien de l'espace public propre, accueillant et sécurisé pour les usagers),
• Assurer un suivi rigoureux des concessions (délivrance, gestion des renouvellements et conversions de concessions, reprise administratives, procédure de reprise des sépultures en état d'abandon),
• Être garant du respect de la législation et délivrer les autorisations d'inhumations, d'exhumations, et les autorisations de travaux.

Les activités Principales :

• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil et renseignement du public (polyvalence dans le service),
• Conclusions des PACS,
• Relevage, frappe et envoi du courrier,
• Enregistrement et suivi des attestations d'accueil, légalisation de signatures, prises en charge...,
• Gestion et suivi des dossiers de passeports et des cartes nationales d'identité,
• Enregistrement des dossiers de recensement militaire,
• Réception des demandes d'inscription sur listes électorales,
• Participation à l'organisation des élections politiques,
• Changement de nom, de Prénom.

Compétences :

• Notions d'organisation et de gestion du temps,
• Maîtrise de la législation funéraire,
• Maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe,
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier,
• Techniques de secrétariat,
• Techniques d'écoute et de reformulation,
• Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d'état civil, des CNI et passeports,
• Connaissance de l'organisation et des activités des services de la collectivité,
• Connaissance des sources d'information nécessaires à l'activité du service,
• Assurer l'accueil physique du public,
• Prendre des notes,
• Utiliser couramment l'outil informatique mis à disposition, notamment les logiciels métier de la gamme ARPEGE,
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Respecter les délais de transmission des documents
• Evaluer les situations et choisir les moyens matériels les plus appropriés à l'accomplissement de sa mission
• S'exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs Recevoir et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
• Travailler en équipe avec les autres agents du service des Affaires Civiles et avec les autres services
• Rendre compte à la hiérarchie.

Profil :

• Diplôme ou niveau requis : niveau Bac avec une bonne connaissance des outils bureautiques et/ou expérience similaire,
• Réserve, politesse et courtoisie,
• Capacité d’analyse et de synthèse,
• Respect du secret professionnel,
• Capacité d’écoute,
• Autonomie et organisation,
• Rigueur,
• Dynamisme et adaptabilité.

Renseignement complémentaires :

• Horaires variables sur 37 h 40 par semaine, à raison de 7 h 32 par jour, 1h de pause déjeuner. Les horaires peuvent varier en fonction de l’activité du service. Participation aux journées élections possibles hors jours ouvrés,
• La rémunération : Statutaire + RIFSEEP,
• Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC) et à des activités sportives,
• Participation de l’employeur à la complémentaire santé,
• Remboursement partiel des forfaits de transport (domicile-travail).

Les personnes intéressées sont priées d'adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : recrutement@charentonlepont.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 09/03/26

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